Wie klar und prägnant sein
Mit Planung und Pflege kann der Leiter der Arztpraxis durch erfolgreiche Kommunikationstechniken und -praxis Effizienz und Effektivität steigern. Kommunikation ist eines der wichtigsten Werkzeuge in jeder Beziehung, sei es persönlich oder beruflich. In der Arztpraxis ist eine klare Kommunikation zwischen den Mitarbeitern unerlässlich, um die Qualität der Versorgung der Patienten sicherzustellen.
Kommunikation ist 2-Wege
Um die Kommunikation zu vervollständigen, müssen Ideen oder Informationen geteilt werden, jemand, der die Information oder Idee vermittelt, und jemand, der die Information erhält.
Kommunikation ist am besten, wenn sie reziprok ist, was bedeutet, dass Ideen und Informationen zwischen den beiden Menschen geteilt werden, wobei jedes Geben und Nehmen vom Austausch ist. Wenn die Kommunikation einseitig ist, besteht die Möglichkeit von Missverständnissen oder Missverständnissen, die zu unerfüllten Erwartungen und schlechten Ergebnissen führen.
In einer Beziehung gehen wir meistens zurück und entschuldigen uns für ein Missverständnis und versuchen es erneut. Aber in einem medizinischen Büro kann Missverständnisse sowohl physisch als auch finanziell teuer sein. Studien unter den effektivsten Führungskräften zeigen, dass Kommunikation die wichtigste Fähigkeit ist, die ein Manager oder Leiter besitzen und nutzen kann.
Effektive Kommunikation in der Arztpraxis
Am effektivsten zu kommunizieren sind klare und prägnante Informationen.
Ob in einer schriftlichen Kommunikation, in einer Büro-E-Mail , in einer Einzelinteraktion oder in einer Gruppenumgebung, es ist wichtig, sich an das jeweilige Thema zu halten und nicht abzulenken. Die Verwendung der fünf W's und eines H-Ansatzes des Journalismus wird helfen, den Fokus auf das Thema zu richten:
- Wer: Wer braucht Informationen, die geteilt werden? Wer wird diese Information beeinflussen? Wer ist oder wird verantwortlich sein?
- Was: Welche Schritte müssen unternommen werden? Welches Ergebnis ist erwünscht? Welche Ressourcen werden benötigt, um den Prozess oder das Projekt abzuschließen? Welche Umstände betreffen diese Angelegenheit unmittelbar?
- Warum: Warum ist das wichtig? Warum ist die Person, die diese Information erhält, eingeschlossen?
- Wo: Wo findet die Veranstaltung, das Treffen, die Arbeit statt? Wo sind die Materialien oder Daten, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden?
- Wann: Wann ist das Treffen? Wann ist die Frist? Wann wird Feedback oder Fortschritt angefordert?
- Wie: Wie wird Erfolg gemessen? Wie wird die Leistung bewertet? Wie wird die Fertigstellung sicher sein?
Sei klar und prägnant - eliminiere Chatter und Fluff
Dies sind nur einige Fragen, die angesprochen werden können, um die Informationen klar und prägnant zu halten. Eine andere gute Faustregel beim Ansprechen anderer ist: "Sag, was du meinst und was du sagst."
Wenn andere wissen, dass Sie aussagekräftige Informationen und Feedback geben, hören sie eher aufmerksam zu und betrachten Ihren Austausch mit Respekt. Ein Manager, der klatscht, unaufhörlich über nicht-geschäftliche Angelegenheiten plaudert oder sich während Meetings von Themen abwendet, wird weniger effektiv sein, weil seine Mitarbeiter anfangen werden, den "Fluff" abzuschwächen. Während es wichtig ist, mit Ihren Mitarbeitern und Mitarbeitern in einem Arbeitsverhältnis zu stehen, ist es ebenso wichtig, ein professionelles Bewusstsein zu haben.
Feedback geben - aktives Zuhören
Feedback ist ein weiterer wichtiger Teil einer effektiven Kommunikation. Das Zuhören von Feedback wird allen Beteiligten beim Verständnis helfen. Eine Technik namens "aktives Zuhören" ist ein hilfreiches Werkzeug, um sicherzustellen, dass das Verständnis vollständig ist. Bei dieser Technik wird der Zuhörer die Informationen, die er in seinen eigenen Worten gehört hat, neu formulieren. Wenn diese Information korrekt ist, ist der Austausch abgeschlossen, wenn nicht der Absender der Information Missverständnisse zu diesem Zeitpunkt korrigieren kann. Dieser Austausch benötigt nur ein wenig mehr Zeit und ist ein effizientes Werkzeug zur Schaffung von Verantwortlichkeit, da alle am Austausch Beteiligten wissen, dass die Erwartungen klar und verständlich sind.
Die Vorteile klarer Kommunikation im medizinischen Büro
Klare und effektive Kommunikation spart Zeit, Geld und Ärger. Wenn alle Beteiligten verstehen, was benötigt, erwartet und akzeptiert wird, ist der Fortschritt sicherer. Wenn alle Beteiligten verstehen, warum etwas notwendig ist, fühlen sie sich respektiert. Wenn Ideen ausgetauscht und Feedback berücksichtigt werden, fühlen sich alle Beteiligten einbezogen und wichtig für den Prozess. Diese Gefühle von Inklusion und Wichtigkeit sind entscheidend für die Arbeitsmoral und den allgemeinen Erfolg der Praxis.