5 Wichtige Funktionen am Empfang

Die Rezeption einer Arztpraxis kann sehr belebt sein. Das Personal an der Rezeption ist für den reibungslosen Betrieb der Arztpraxis unerlässlich. Das Rezeptionspersonal besteht normalerweise aus Rezeptionisten und / oder medizinischen Assistenten und je nach Größe des medizinischen Büros kann eine Person beides sein. Klinische Aufgaben beiseite, die Rezeption ist verantwortlich für fünf administrative Aufgaben:

1. Begrüßung der Patienten
2. Beantworten und Verwalten des Telefons
3. Termine planen
4. Inter-Office-Kommunikation
5. Externe Korrespondenz

1 -

Begrüßung von Patienten

Bei Patienten zu grüßen geht es nicht nur um das, was Sie sagen, sondern auch darum, wie Sie mit Patienten interagieren. Die Rezeption ist dafür verantwortlich, dass sich die Patienten willkommen fühlen.

Die Rezeption ist der erste Eindruck, den ein Patient erhält, wenn er die medizinische Praxis anruft oder besucht. Es ist wichtig, dass die Rezeption einen außergewöhnlichen Kundenservice bietet und eine positive Darstellung der medizinischen Praxis darstellt.

Hier sind andere Möglichkeiten, Patienten zu begrüßen:

• Beantworten Sie das Telefon, während Sie höflich und konsequent mit der richtigen Telefon-Etikette arbeiten
• Hält den Empfangsbereich sauber und organisiert
• Registriert neue Patienten und aktualisiert bestehende Patientendaten durch Sammeln von detaillierten Patientendaten einschließlich persönlicher und finanzieller Informationen
• Erleichtert den Patientenfluss, indem er den Patienten über die Ankunft informiert, Verzögerungen bemerkt und mit Patienten und Klinikpersonal kommuniziert
• Reagiert auf höfliche Weise auf Patienten-, Patienten- und Besucheranfragen

2 -

Verwaltet das Telefon

Während das Beantworten des Telefons auf eine höfliche und konsequente Art und Weise ein Teil der Begrüßung der Patienten ist, ist es nicht die einzige Aufgabe der Telefonverantwortlichen an der Rezeption. Die Rezeption ist dafür verantwortlich, alle eingehenden Anrufe zu empfangen und auch ausgehende Anrufe zu tätigen.

• Eingehende Anrufe: Eingehende Anrufe bestehen aus Patientenanrufen, Telemarketern, pharmazeutischen Vertretern, anderen Ärzten und mehr. Die Rezeption muss die richtige Telefon-Etikette verwenden, wenn sie die Telefone mit diesen Kommunikationsfähigkeiten verwalten: Seien Sie ein aktiver Zuhörer, haben Sie gute Telefon-Manieren, rufen Sie an, nutzen Sie Takt, stellen Sie Fragen und wahren Sie Vertraulichkeit.
• Ausgehende Anrufe: Manchmal muss die Rezeption ausgehende Anrufe tätigen, um einen Patiententermin zu besprechen, externe Termine oder Empfehlungen zu vereinbaren oder Verbrauchsmaterial zu bestellen. Als Vertreter der Arztpraxis ist es ebenso wichtig, eine angemessene Telefon-Etikette zu verwenden.

3 -

Termine planen

Eine effektive Planung ist für eine ausgezeichnete Patientenerfahrung und einen reibungslosen Patientenfluss erforderlich. Die meisten Arztpraxen verwenden eine Planungssoftware , die die Terminplanung vereinfacht und vereinfacht. Die Rezeption muss jedoch in der Lage sein, Stornierungen oder Nichterscheinen auszufüllen und effizient Änderungen des Zeitplans gegenüber Patienten und Ärzten zu kommunizieren.

4 -

Inter-Office-Kommunikation

Die Rezeption der Arztpraxis ist wie ein Kommunikationszentrum. Die meisten interoffice Kommunikation geht durch die Rezeption, vor allem wenn es um administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Patienten geht.

Am effektivsten zu kommunizieren sind klare und prägnante Informationen. Ob in einem Memo, einer schriftlichen Kommunikation, einer internen Büro-E-Mail, einer persönlichen Interaktion oder in einer Gruppenumgebung, es ist wichtig, sich an das Thema zu halten und nicht abzuweichen.

Einige grundlegende Fähigkeiten für eine effektive Kommunikation zwischen den Büros sind:

• Telefonetikette
• Kundendienst
• Grundlegende Wort- und Excel-Programme
• Zeiteinteilung
• Organisationstalent

5 -

Externe Kommunikation

Externe Kommunikation beinhaltet potentielle Kommunikation mit Anbietern, anderen Arztpraxen, Versicherungsgesellschaften und anderen Unternehmen. Dies kann erfordern, dass ausgehende Anrufe getätigt werden, professionelle Briefe geschrieben werden, Briefe gefaxt und verschickt werden.

Kenntnis von Büroverfahren, die normalerweise von einem Zertifikat oder einem Associate-Abschluss in einem Geschäftsprogramm einschließlich administrativer Prozesse und Verfahren, Bearbeitung von Ansprüchen, Vorbereitung von Patientendiagrammen und grundlegenden Computerkenntnissen erhalten werden. Grundlegende administrative Assistenzen und die Fähigkeit, Bürogeräte adäquat zu bedienen, sind wichtig für den Erfolg im Front Office.