Papier und elektronische PHI sicher entsorgen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, geschützte Gesundheitsinformationen ordnungsgemäß zu entsorgen. Die ordnungsgemäße Entsorgung von geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) und anderen vertraulichen Informationen, ob Papier oder elektronisches Format, ist eine Anforderung von HIPAA. Jede Einrichtung, die von der HIPAA als eine abgedeckte Einrichtung definiert wird, ist dafür verantwortlich, die Privatsphäre und Sicherheit ihrer Patienteninformationen zu gewährleisten sowie die Vertraulichkeit ihrer PHI zu wahren.
Es gibt eine Reihe von Lösungen, die Ihr medizinisches Büro einrichten kann, um PHI ordnungsgemäß zu entsorgen, wenn die Informationen nicht mehr benötigt werden.
Richtige Entsorgung von Papier PHI
Paper PHI sollte niemals in den normalen Papierkorb geworfen werden. Die Platzierung von PHI in Mülleimern oder Müllcontainern ist keine sichere Methode zur Entsorgung von PHI. Mülleimer und Müllcontainer sind für die Öffentlichkeit zugänglich und es gibt keine Möglichkeit, Dokumente davor zu schützen, beschafft zu werden und ihren Inhalt freizulegen. Unternehmen wurden wegen illegaler Entsorgung von PHI in Müllcontainern mit Patientennamen, Geburtsdaten, Sozialversicherungsnummern und anderen geschützten Gesundheitsinformationen bestraft.
Bevor PHI herausgeworfen werden kann, sollte es durch Schreddern oder Brennen unkenntlich gemacht werden. Der sicherste Weg ist, ein seriöses Unternehmen zu engagieren, um die Aufzeichnungen zu zerstören. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, diese Verfahren einzuhalten:
- Platzieren Sie an jeder Arbeitsstation kleine Abfallbehälter, die eindeutig als "PHI NUR FÜR EINE RICHTIGE ENTSORGUNG - NICHT TRANSPORTIEREN" gekennzeichnet sind. Dadurch wird verhindert, dass Informationen versehentlich in den Papierkorb gelangen.
- Stellen Sie sicher, dass sowohl sichere als auch nicht sichere Bereiche, in denen Müll entsorgt wird, als Vorsichtsmaßnahme für alle PHI, die ein Patient wegwerfen könnte, überwacht werden. Zum Beispiel im Wartebereich und in den Toiletten.
- Beachten Sie, dass bestimmte Informationen möglicherweise zusätzliche Schutzmaßnahmen wie Sozialversicherungsnummern, Patientendiagnose und Kreditkartennummern erfordern.
- Stellen Sie sicher, dass alle Papierdokumente in einen Papierkorb gelegt werden, unabhängig davon, ob ein PHI vorhanden ist oder nicht, um Verwechslungen zu vermeiden.
- Machen Sie zufällige Inspektionen, um sicherzustellen, dass jeder konform ist.
Richtige Entsorgung von elektronischem PHI
Elektronisches PHI ist weniger wahrscheinlich eine Entsorgung erforderlich. Wenn Ihr Büro jedoch einen beliebigen Typ von austauschbaren oder tragbaren elektronischen Medien wie Disketten, CDs oder Flash-Laufwerken verwendet, löschen, löschen oder formatieren Sie alle Informationen, die nicht mehr benötigt werden. Der beste Weg ist, wann immer möglich die Verwendung zu vermeiden.
Wenn es notwendig ist, elektronische PHI zu entsorgen, verwenden Sie Software oder Hardware zum Löschen sensibler Daten mit unsinnigen Daten. Andere Optionen umfassen das Spülen, das ein starkes Magnetfeld erfordert, um die Daten zu zerstören, oder das Gerät mit Methoden wie Verbrennen, Zerkleinern und Schmelzen zu zerstören. Unternehmen, die eine sichere Papier-PHI-Entsorgung anbieten, können auch eine sichere elektronische PHI-Entsorgung bereitstellen.
Achten Sie darauf, Informationen von der Festplatte von Computern zu entfernen, die nicht mehr verwendet werden oder so verkauft werden, dass die Daten nicht wiederhergestellt werden können. Bleiben Sie auf dem neuesten Stand der HIPAA-Compliance, um sicherzustellen, dass Sie die neuesten Richtlinien befolgen.