5 Komponenten für effektive interne Kontrollen

Verhindern Sie Fehlverhalten von Mitarbeitern in Ihrer Arztpraxis

Interne Kontrollen sind definiert als ein Verfahren, das darauf abzielt, Betrug zu verhindern, Unternehmensressourcen zu schützen und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Interne Kontrollen sind nur wirksam, wenn sie durch die spezifischen Bedürfnisse der medizinischen Praxis bestimmt, implementiert, überwacht und gemessen werden, um sicherzustellen, dass sie wie geplant funktionieren.

Die medizinische Praxis muss einen proaktiven Ansatz verfolgen, um Fehlverhalten von Mitarbeitern zu verhindern und aufzudecken, indem sie eine Richtlinie für interne Kontrollen implementiert. Prävention und Erkennung spielen in jedem internen Kontrollprozess eine sehr wichtige Rolle, indem sie ein gewisses Risiko minimieren.

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Einstellungspraktiken

Die Einstellung des besten medizinischen Personals ist eine effektive Möglichkeit, den internen Kontrollprozess zu stärken. Personal einzustellen, das kompetent, vertrauenswürdig und zuverlässig ist, indem es Kandidaten gründlich vorstellt, ist nur ein guter Geschäftssinn. Hintergrund-Checks und Referenz-Checks sind einfache Wege, um schlechte Äpfel auszusortieren und bestimmte Leute davon abzuhalten, sich für den Job zu bewerben.

Obwohl frühere Arbeitgeber keine anderen Informationen als den Beschäftigungsstatus und die Berechtigung zur Wiedereinstellung angeben dürfen, können Sie anfordern, dass Antragsteller Kontaktinformationen für frühere Vorgesetzte oder Mitarbeiter bereitstellen, um detailliertere Informationen zu erhalten. Hintergrund-Checks einschließlich Kredit-Checks enthalten auch Details zur persönlichen Geschichte eines Bewerbers.

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2 -

Aufgabentrennung

Die Trennung von Aufgaben verhindert, dass ein Mitarbeiter für die Abwicklung von Finanztransaktionen verantwortlich ist. Wann immer ein Mitarbeiter mit Geld umgehen muss, sollte es eine Person geben, die bestimmte Transaktionen autorisiert, eine andere Person, die für die Verarbeitung verantwortlich ist, und eine andere, die für die Abstimmung und die Führung der Aufzeichnungen zuständig ist. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Person Aufgaben ausführen kann, die nicht von einer anderen Person erkannt oder überprüft wurden.

Die Trennung der Aufgaben macht es schwierig, Geld zu verlieren, sei es auf der Ebene der Rezeption oder auf der Verwaltungsebene der medizinischen Abteilung. Wenn Mitarbeiter wissen, dass jeder Prozess verfolgt und überwacht wird, fördert dies Genauigkeit und Ehrlichkeit bei der Ausführung von Aufgaben.

3 -

Dokumentation

Jede finanzielle Transaktion sollte einen Papierpfad haben. Dokumentation ist nicht nur das Schreiben oder Dokumentieren von Aktionen, sondern auch das Aufbewahren von Kopien aller Finanzunterlagen wie Rechnungen und Überweisungen. Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, dass sie niemals eine Transaktion aufgrund einer mündlichen Anfrage durchführen.

Gültige Unterlagen sind amtliche Amtsblätter, Briefpapier oder Rechnungen und sollten bei Bedarf durch Unterschrift autorisiert werden. Schecks sollten immer eine Rechnung haben, ebenso wie Rückerstattungen, Geldüberweisungen oder Zahlungsbuchungen. Bargeld sollte nur akzeptiert werden und niemals ausgegeben werden, es sei denn, dass Patientenwechsel zurückgegeben werden. Die Kassenabstimmung sollte auch zu Beginn und am Ende jeder Schicht dokumentiert werden.

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Physische und elektronische Sicherheitsvorkehrungen

Die Verwendung von Safes, Alarmsystemen, Kameras und Schlössern kann das medizinische Büro bei der Sicherung von Daten, Inventar, Vermögenswerten und Geld unterstützen.

1. Bewahren Sie alle Geldkassetten, Schecks und Quittungsbücher in einem Safe mit begrenztem Zugang für das Personal des medizinischen Büros auf. Kombinationen sollten regelmäßig geändert werden.

2. Stellen Sie Alarmsysteme für Nach- und Nichtbetriebstage bereit.

3. Kameras können an jedem Ein- und Ausgang, an der Rezeption aufgestellt und auf den Safe gerichtet werden.

4. Halten Sie die Türen zum Vorratsraum und / oder Apothekenschrank immer verschlossen und erlauben Sie nur den Zugang zu bestimmten Bereichen.

Zu den elektronischen Sicherheitsvorkehrungen gehören die Verwendung von Passwörtern und die Beschränkung des Zugriffs auf autorisiertes Personal.

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Überwachungsvorgänge

Jeder interne Kontrollprozess wäre unvollständig ohne eine Möglichkeit, Vorgänge zu überwachen. Die Überwachung der internen Kontrolle umfasst die Überprüfung der täglichen Vorgänge, um sicherzustellen, dass die Prozesse ordnungsgemäß funktionieren.

1. Barausgleich

2. Konto- oder Diagrammprüfung

3. Verifizierung durch Vergleich von Berichten

4. Regelmäßige Bestandskontrollen

Es ist wichtig, alle Prozesse genau im Auge zu behalten, aber vor allem muss der Leiter eines medizinischen Büros :

1. Regeln und Ziele festlegen

2. Kommunizieren Sie sie allen Mitarbeitern

3. Bieten Sie regelmäßig Feedback an