Für ein medizinisches Büro sind Vorab-Sammlungen von Co-Pays ein wichtiger Teil des Umsatzzyklus. Upfront-Sammlungen reduzieren die Anzahl der Patientenkonten, die am Forderungsausfall oder am Inkassostatus leiden. Es ist leichter, von Patienten zu sammeln, bevor Dienstleistungen erbracht werden, als 60 Tage später, nachdem die Versicherung endgültig bezahlt hat.
Entwickle ein System
Ihr medizinisches Büro oder Ihre Praxis benötigt ein System für Voraussammlungen, das genau und konsistent ist. Ihre Police muss über das bloße Sicherstellen hinausgehen, dass Patienten nach ihrem copay oder Gebühr gefragt werden, wenn sie für ihren Termin oder Verfahren ankommen.
Ihr System wird starten, sobald der Termin geplant ist, damit Sie wissen, was der Patient zu verantworten hat. Nachdem Sie dies festgestellt haben, müssen Sie sicherstellen, dass der Patient weiß, was für seine finanzielle Verantwortung vor dem Termin zu erwarten ist. Wenn sie für den Service ankommen, haben Sie wieder Prozeduren eingerichtet, um konsistent die Zahlung anzufordern und Optionen bereitzustellen.
Genauigkeit und Konsistenz sowie ein System zur Ermittlung und Erfassung der Patientenverantwortung sind die Schlüssel für Ihre Vorab-Sammelrichtlinien. Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung einer Richtlinie für Upfront-Sammlungen für Ihr Büro die folgenden Schritte.
Schritt 1: Kontaktieren Sie die Versicherungsgesellschaft des Patienten vor dem Besuch
So bald wie möglich nach der Planung des Termins setzen Sie sich mit der Versicherungsgesellschaft des Patienten in Verbindung, um zu überprüfen, ob der Patient noch abgedeckt ist, und überprüfen Sie die Richtlinien vor der Zertifizierung. Ermitteln Sie die Copay- , Selbstbehalt- und Mitversicherungsinformationen des Patienten.
Schritt 2: Überprüfen Sie Ihren Managed Care-Vertrag
Überprüfen Sie Ihren Managed Care-Vertrag, um festzustellen, wie hoch die Erstattung für den Besuch, den Test oder das Verfahren des Patienten ist. Sie benötigen diese Zahl, um den Betrag zu berechnen.
Schritt 3: Berechne das Co-Pay
Berechnen Sie die geschätzte Verantwortung des Patienten. Siehe das Beispiel unten.
$ 100,00 Verfahrenskosten
x 80% Vertragssatz
= 80,00 Erlaubte Menge
- 50,00 Patient absetzbar
- 10.00 Patientencopay
= 20,00
x 20% Patientenmitversicherungsprozentsatz
= 4.00 Patienten Mitversicherungsbetrag
+ 50,00 Patient absetzbar
+ 10.00 Patienten-Copay
= 64,00 Patient geschätzte Verantwortung (Copay)
Schritt 4: Erinnerungsruf an den Patienten, der das erwartete Co-Pay beinhaltet
Fügen Sie die geschätzte Verantwortlichkeit des Patienten in den Terminerinnerungsruf, die E-Mail und den Brief ein. Wenn Sie einen Patienten kontaktieren, um seinen bevorstehenden Termin zu bestätigen, sollten Sie ihn daran erinnern, seinen Führerschein oder ein anderes Ausweisdokument und seine aktuelle Versicherungskarte mitzubringen. Weisen Sie darauf hin, dass von ihnen erwartet wird, dass sie vor dem Verfahren ihre geschätzte Verantwortung tragen, und listen Sie die akzeptierten Zahlungsmethoden auf.
Schritt 5: Fordern Sie die Zahlung bei der Ankunft für die Apptment
Das Personal an der Rezeption muss die Zahlung verlangen, wenn der Patient zu dem Service kommt, bevor er vom Anbieter gesehen wird. Erinnern Sie den Patienten daran, dass der Betrag, den er bezahlt, nur auf einer Schätzung basiert. Schreiben Sie niemals vollständig auf die Quittungen, bis Sie die Zahlung von der Versicherungsgesellschaft erhalten haben und die Verantwortung des Patienten auf der Erklärung der Leistungen (EOB) angegeben ist.
Schritt 6: Zahlungsoptionen anbieten
Bieten Sie Zahlungsplanoptionen für teure Test- und Operationsverfahren an.
Schritt 8: Veröffentlichen Sie ein Zeichen
Stellen Sie sicher, dass in den Wartebereichen der Patienten Schilder angebracht sind, die klar angeben:
"Zahlung ist fällig, bevor Services gerendert werden"
Hinweis: Fordern Sie keine Zahlung von Notfallpatienten an
Niemals versuchen, Zahlungen von Notfallpatienten zu erhalten, bis sie von einem Arzt aufgrund der EMTALA-Vorschriften gesehen wurden.